Site Overlay

Heeft je organisatie een hoge Meeting Mass Index? Start een meeting detox programma

Bovenop de Bureaucratic Mass Index, ontwikkeld door Hamel en Zanini in Humanocracy, is er nog een ‘Mass Index’ dat ontwikkeld mag worden: de M.M.I. of Meeting Mass Index. Met één simpele vraag kun je deze voor je organisatie of afdeling in kaart brengen. Maak even een survey of poll aan en deel hem met zoveel mogelijk mensen uit zoveel mogelijk lagen van je organisatie. Gebruik deze vraag:

Bekijk je agenda, hoeveel uren heb je afgelopen maand besteed aan overleggen?

(inclusief de voorbereiding en verwerking ervan)

Gebruik je Microsoft? Dan kun je ook heel makkelijk bij MyAnalytics kijken. Hier kun je je ‘tijd besteed aan vergaderingen’ in één opslag zien (met daarbij ook het gevoel constant gemonitord te worden alsof je een medewerker bent van Dave Eggers’ The Circle of The Every).

Onderzoek wijst keer op keer uit dat de meeste overleggen geen waarde toevoegen. 71% van de managers zegt dat meetings kostbaar en niet-productief zijn. En 70% van alle overleggen is tijdsverspilling. Dit artikel laat zelfs heel duidelijk zien dat een te hoge MMI schadelijk is voor de mentale én fysieke gezondheid. Hoge MMI-waardes is een indicator voor lagere fysieke gezondheid, verhoogde werkplek-gerelateerde stress, veel (inefficiënt) FOMO-gedrag, lager moraal en betrokkenheid en onnodige informatie-overload.

Heeft je organisatie een hoge MMI? Dan ben je aan het oververgaderen of overgaderen.

Tijd voor een meeting detox programma.

In een recente studie van MIT komt aan het licht dat overlegvrije dagen veel positieve impact heeft op het welzijn en productiviteit van teams en medewerkers. Om een beeld te geven: er zijn organisaties die 2 verplichte overlegvrije dagen opleggen, waar zelfs de welbekende bila’s niet toegestaan zijn. Andere organisaties gaan verder door 3 of zelfs 4 overlegvrije dagen verplicht stellen. Enkelen trachten zelfs meetings compleet uit te roeien.

Een meeting detox programma is niet simpel. Overleggen is een communicatievorm. En hoe mensen met elkaar communiceren is diep verbonden aan de gewoontes en patronen binnen een organisatie. Het is daarom essentieel te starten met het ontwarren van de soorten communicatiestromen binnen teams en tussen teams. Minder (live of synchroon) overleg vraagt om meer asynchroon samenwerken. Dit vraagt om nieuwe vaardigheden waar mensen mee moeten oefenen.

De Coronapandemie introduceerde bij veel mensen het werken op afstand en daarmee digitaal samenwerken. Te vaak hebben we onze oude patronen gekopieerd en geplakt van fysiek naar virtueel. Hierom hebben we de afgelopen jaren niet een afname, maar een toename gezien van overleggen. Dit kan beter. Bedrijven zoals de Rabobank experimenteren bijvoorbeeld met asynchrone besluitvorming binnen teams. Anderen zoals TheSoul rollen een no-meeting policy uit en veranderen zo fundamenteel de manier waarop er samengewerkt wordt.

Afstemming blijft essentieel. Er is geen bedrijf dat succesvol kan zijn, zonder dat haar teams goed met elkaar samenwerken. Overleggen is slechts één vorm om afstemming met elkaar te hebben. Maar zeker niet de enige. Een te hoge Meeting Mass Index is zelfs schadelijk en vele organisatie leiden hieraan. Gelukkig zijn er meer vormen van communiceren en samenwerken. Elke organisatie heeft de kans nieuwe asynchrone vormen van samenwerken te ontwikkelen. Maar soms heb je eerst een detox periode nodig om te ervaren wat de waarde is van overlegvrije dagen. Een meeting detox programma dus.